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English (UK) Möchten Sie Ihr bestehendes ERP-System ablösen? Wir zeigen Ihnen, warum es sich lohnt, einen externen Partner in solche Projekte einzubeziehen - und wie Sie die häufigsten Fehler bereits in der Planungsphase vermeiden können.
Zusammenfassung
„In vielen KMU fehlt eine ausgereifte Testmethodik: Das Testen findet in Excel-Dateien und in den Köpfen der Fachbenutzer oder regulären IT-Projektbeteiligten statt, während Key-User versuchen, die Aufgabe neben ihrem Tagesgeschäft zu bewältigen. Tests werden häufig ad hoc durchgeführt - es gibt keine Releases, Entwickler beheben den Code „on the fly", und Key-User testen sofort im Anschluss. All das kann gleichzeitig in 8-12 Teams (Vertrieb, Einkauf, Logistik, Produktion, Finanzen usw.) stattfinden, wobei gegenseitig Testdaten und Testprozesse überschrieben werden. Gleichzeitig passen ERP-Berater kontinuierlich Systemparameter an, und Betriebskollegen installieren Patches oder starten Systeme spontan neu.
Ein externer Partner kann helfen, die Teststrategie und den Testplan zu gestalten, Testebenen und Rollen zu definieren sowie das interne Team zu schulen und zu coachen, damit die Methodik langfristig nachhaltig bleibt.
Das Testbudget macht in der Regel nur 20-30 % des Gesamtprojektbudgets aus - ist aber entscheidend. Es kostet weit weniger als ein verzögerter Go-live, eine fehlerhafte Migration oder ein Betriebsausfall nach dem Go-live samt der daraus resultierenden zusätzlichen Testzyklen."
Inhaltsverzeichnis
Warum ist der Wechsel eines ERP-Systems oft schwierig?
KMU stehen heute sowohl vor Kapazitätsengpässen als auch vor steigenden geschäftlichen Anforderungen. Es kommt häufig vor, dass ältere ERP-Systeme veraltet, funktional eingeschränkt und schwer weiterzuentwickeln sind. Typische Fragen tauchen auf: Benötigt ein KMU wirklich ein so umfangreiches System? Ist das Budget ausreichend? Kann das Testen vollständig intern abgewickelt werden?
Laut DIHK felmérései szerint a digitalizációs projektek többségében a KKV‑k bevonnak külső IT‑szolgáltatókat. Bár van rá költségvetési keret, azt szinte teljes egészében az informatikai rendszerekre és azok bevezetésére költik, miközben a tesztelés szervezettségére már nem jut figyelem.
Ohne einen durchdachten und nachhaltigen Ansatz zur Softwarequalitätssicherung können leicht Probleme entstehen, die den Erfolg des gesamten Projekts gefährden..
Probleme, die ohne eine gute Testmethodik nicht gelöst werden
Häufige Probleme bei der ERP-Einführung sind:
✘ Projektverzögerungen, weil das Testen nur dann stattfindet, wenn Zeit dafür vorhanden ist
✘ Fehlende klare Testpläne
✘ Keine definierten Ein- und Ausstiegskriterien
✘ Keine festen Testzyklen oder Code-Freezes: Kontinuierliche Anpassungen und Patches erfolgen parallel, was es schwierig macht nachzuverfolgen, wann und warum Fehler auftreten
✘ Fachbereiche testen unabhängig voneinander und überschreiben gegenseitig Testdaten oder -prozesse
✘ Fehlermanagement erfolgt über Tabellenkalkulationen, E-Mails und verstreute Listen anstelle eines Testmanagementsystems
✘ Falsche Daten werden in das neue System importiert, weil die Migration zwar technisch durchgeführt wird, jedoch keine Migrationsteststrategie oder sinnvolle fachliche Validierung dahintersteht
✘ Keine Go-live-Simulation mit realen Prozessen, keine Performance-Prüfungen und kein Rollback-Plan - mit dem Risiko, dass nach dem Go-live Rechnungsstellung, Produktion oder Finanzabschluss zum Stillstand kommen
Was ist die Lösung für diese Probleme?
Bei TestIT beginnt jedes Projekt mit der Einrichtung einer transparenten Testmethodik, die bereits die meisten der oben genannten Probleme verhindert. Dazu gehören ein klar definierter Testplan, strukturiertes Fehlermanagement, Integrations- und Benutzertests rund um kritische Geschäftsprozesse, Migrationsprüfpunkte sowie ein objektives Maß für die Go-live-Bereitschaft.
Warum reicht interne Erfahrung allein nicht aus?
Der Wechsel eines ERP-Systems ist im Unternehmensalltag in der Regel ein seltenes Ereignis. Es ist daher unrealistisch zu erwarten, dass die Organisation über das gesamte erforderliche Know-how für den Austausch eines so komplexen Systems verfügt. Key-User und Fachexperten wissen, was sie wollen - aber nicht unbedingt, wie man so testet, dass messbare und entscheidungsreife Ergebnisse entstehen. Testen bindet zudem erhebliche personelle Ressourcen. Ohne eine bewusste Testmethodik wird das Testen oft zum ersten Opfer, wenn Ressourcen knapp werden. Genau deshalb ist es sinnvoll, externe, skalierbare Testkapazitäten hinzuzuziehen. Für ein KMU reicht in der Regel eine schlankere, aber professionelle Basis aus - die Struktur, Methodik und die richtigen Tools mitbringt.
Gleichzeitig bleiben Key-User unverzichtbar: Sie kennen Geschäftsprozesse, Unternehmensspezifika und Stammdaten am besten. Ein erfahrener Tester kann ihre Arbeit deutlich effizienter gestalten - beispielsweise durch die Entwicklung wiederverwendbarer Testfälle und die Reduzierung des Aufwands für die Erstellung von Testdaten oder Vorbedingungen - und repetitive Testausführungsaufgaben übernehmen.
Es kann auch im kleineren Maßstab funktionieren - Optionen bei knappem Unternehmensbudget
Ein unzureichend getestetes ERP-System kann zu monatelangen Verzögerungen führen (zusätzliche Beratertage, interne Mehrbelastung, erschöpfte Key-User), zu schwerwiegenden Störungen nach dem Go-live (verpasste Lieferungen, Probleme bei der Rechnungsstellung, Produktionsstillstand) oder zu kostspieligen „Feuerwehreinsätzen" im Nachhinein.
Selbst ein Teil dieser versteckten Kosten kann höher ausfallen als professionelle Testunterstützung gekostet hätte - insbesondere bei Projekten wie SAP S/4HANA oder proALPHA-Implementierungen, bei denen Prozesse viele Unternehmensbereiche umfassen.
Ohne angemessenes Testen wird ein ERP-Projekt zum teuren und riskanten Experiment: Es kann gelingen - oder im Nachhinein noch mehr Geld zur Fehlerbehebung erfordern. Eine strukturierte Methodik, ein Testmanagement-Tool und ein risikobasierter Plan stellen sicher, dass das gleiche Projekt- und Lizenzbudget ein deutlich zuverlässigeres System liefert. Sie bieten zudem eine objektive, transparente Sicht auf den Testfortschritt - entscheidend, um die Unternehmensinteressen gegenüber dem ERP-Anbieter zu vertreten (z. B. um nachzuweisen, was noch geliefert werden muss oder wer für einen bestimmten Fehler verantwortlich ist).
Externe Testunterstützung ist keine „Luxusinvestition". Laut Bitkom-Daten nutzen mehr als die Hälfte der deutschen KMU bereits externe IT-Dienstleister in Digitalisierungsprojekten, wobei viele davon auch Testing und Qualitätssicherung einschließen.
ERP-Einführungsprojektplan: Wann und wo kommt das Testen ins Spiel?
In vielen Projektplänen taucht das Testen nur an einer einzigen Stelle auf - ganz am Ende. Dabei ist es ideal, wenn es bereits ab der Anforderungsphase fest eingeplant ist. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel, bei dem die voraussichtliche Dauer der einzelnen Phasen bereits zu Beginn der Planung realistisch eingeschätzt wird und das Testen tatsächlich einen echten Beitrag zum Projekterfolg leistet - indem es das Projekt vor zahlreichen Risiken schützt.
Wichtig: Wird das Testen in den Phasen 1-3 nicht bewusst eingeplant, sind Zeitdruck und Verzögerungen in späteren Phasen so gut wie vorprogrammiert.
Dauert der Wechsel eines ERP-Systems wirklich so lange?
Während viele solche Projekte auf 1,5-2 Jahre schätzen, zeigt die Erfahrung von TestIT, dass sie in der Praxis leicht 3-4 Jahre dauern können. Dieser Zeitrahmen lässt sich jedoch durch die frühzeitige Einbindung eines externen Partners und eine sorgfältige Planung deutlich verkürzen. Diese beiden Faktoren helfen dabei, übermäßig optimistische oder pessimistische Zeitpläne zu vermeiden und einen realistischen, handhabbaren Projektplan zu erstellen - der spätere Überraschungen reduziert.
Wo lässt sich Zeit einsparen?
Zeit lässt sich häufig zwischen den Phasen 3 und 4 gewinnen. Das Warten auf die vollständige Fertigstellung des Konzepts vor Beginn der Implementierung verursacht Verzögerungen. Ein Rolling-Ansatz - bei dem Planung und Konfiguration der ersten Module parallel laufen - ermöglicht schnellere Fortschritte, jedoch nur, wenn die Teststrategie bereits in Phase 3 abgeschlossen wurde.
Ebenso erlaubt die Überschneidung der Phasen 4 und 5 (Rolling Testing), dass Teams mit dem Testen abgeschlossener Module beginnen, während andere noch implementiert werden. Das spart Zeit, erfordert jedoch eine solide Methodik und oft externe Koordinationsunterstützung. Es hilft den Mitarbeitern zudem, sich frühzeitig mit dem Testmanagement-Tool vertraut zu machen, was spätere, umfangreichere Testphasen reibungsloser gestaltet.
In welchen Bereichen kann ein externer Testexperte unterstützen?
Ein unabhängiger externer Partner spielt sowohl beim Aufbau solider Grundlagen als auch bei der abschließenden Bewertung eine wichtige Rolle. Typische Einsatzbereiche umfassen:
1. Entwicklung einer auf die Unternehmensprozesse zugeschnittenen Testmethodik
Hilft bei der praktischen Definition von:
- Testebenen (Modul, Integration, Benutzer, Go-live-Simulation)
- Verantwortlichkeiten (RACI)
- Testfall-Vorlagen (einfach, aber konsistent)
- Fehlermanagement (Prioritäten, Status)
2. Erstellung des Testplans
Ein klarer Testplan:
✔ passt in den Gesamtzeitplan des ERP-Projekts
✔ definiert, wann, was und von wem getestet wird
✔ beinhaltet Ein- und Ausstiegskriterien
✔ macht Risiken und Testzyklen transparent
3. Einführung eines Testmanagement-Tools
Der nächste Schritt ist die Implementierung eines KMU-gerechten Tools (z. B. Jira-basierte Lösungen, SpiraTeam), das:
- Excel- und E-Mail-basiertes Tracking ersetzt
- eine zentrale Übersicht über den Teststatus bietet
- transparentes Management-Reporting ermöglicht
4. Testing-Coaching für Key-User und IT
Ziel ist es, dass Key-User lernen, wie sie nutzbare und wiederverwendbare Testfälle erstellen, und dass die IT das Testen bei künftigen Rollouts eigenständig steuern kann. Coaching baut interne Kompetenz auf und reduziert langfristig die externe Abhängigkeit.
5. Bewertung der Go-live-Bereitschaft
Vor dem ersten größeren Go-live ist eine unabhängige, objektive Überprüfung unerlässlich. Sie:
- analysiert abgeschlossene Tests, Abdeckung und Fehlerstatistiken
- bewertet offene Fehler nach Risiko
- liefert eine datenbasierte Empfehlung, ob das System startbereit ist
Dies ermöglicht es dem Management, Entscheidungen auf Basis von Fakten zu treffen - und nicht nach Bauchgefühl.
Testmanagement ist die Planung, Durchführung, Steuerung und Überwachung von Testprozessen...
Professionelles Testen ist heute nur mit dem richtigen Testmanagement-Tool möglich
Ein professioneller Testdienstleister kennt mehrere Testmanagement-Tools und hilft dabei, dasjenige auszuwählen, das am besten zur Unternehmensgröße und zum Projekt passt - und schult das Team zudem in dessen effektiver Nutzung.
Dies ist häufig der Punkt, an dem das traditionelle Excel-basierte Testen einem professionellen Tool-basierten Management weicht. Excel-Methoden stoßen schnell an ihre Grenzen, sobald ein Projekt viele Module oder Rollouts umfasst. Disziplin und Konsistenz in Excel aufrechtzuerhalten erfordert unverhältnismäßig viel Zeit und Aufwand. Ein KMU-freundliches Testmanagement-Tool hingegen amortisiert sich schnell durch weniger Verzögerungen und weniger Fehler.
VOR- UND NACHTEILE: Excel vs. Testmanagement-Tool
Aspekt | Excel-Liste | Testmanagement-Tool (z. B. Jira, SpiraTeam) |
Transparenz | Überschaubar bis 1-2 Tabellenblätter; darüber hinaus chaotisch | Zentrale Ansicht, durchsuchbar, filterbar, Projekttransparenz |
Versionierung | Mehrere Versionen werden per E-Mail weitergegeben | Integrierte Versionskontrolle, Änderungsprotokoll |
Fehlermanagement | Testfälle und Fehler manuell vermischt | Strukturierte Fehler-Tickets mit Status und Verantwortlichen |
Statusreporting | Manuelle Zusammenfassungen, hohes Fehlerrisiko | Berichte per Mausklick, Management-Dashboard |
Regressionstests | Aufwändiges Copy-Paste, geringe Wiederverwendbarkeit | Testpakete, Wiederholung per Mausklick |
Mehrere Rollouts/Länder | Separate Excel-Datei für jeden Rollout | Mehrere Projekte/Versionen in einem System verwalten |
Implementierungsaufwand | Sofortiger Start, aber hohe versteckte Arbeitskosten | 1-2 Monate Einrichtung, danach erhebliche Zeit- und Risikoreduktion |
Was Sie noch wissen sollten: Die RACI-Matrix - Wer macht was beim Testen?
Eine der größten Fallstricke in ERP-Projekten ist eine unklare Testzuständigkeit. Die nachfolgende vereinfachte RACI-Matrix konzentriert sich ausschließlich auf Testrollen. Der externe Testpartner hilft dabei, IT- und Fachbereichsrollen aufeinander abzustimmen und gibt dem Management einen transparenten, faktenbasierten Überblick über Projektrisiken.
Kurze Checkliste für IT-Manager vor einem ERP-Wechsel
Wenn das Management fragen würde, ob Ihr neues ERP-System bereit für den Go-live ist - welche Nachweise könnten Sie liefern?
- Gibt es eine schriftliche Teststrategie und einen Testplan, der sowohl dem Fachbereich als auch der IT bekannt ist?
- Wurde jemand mit der abschließenden Verantwortung für das Testen beauftragt?
- Verwenden Sie ein Testmanagement-Tool, oder verfolgen Sie alles noch in Excel?
- Haben Key-User methodische Unterstützung für das Testen erhalten?
- Haben kritische Prozesse (Bestellung-Lieferung-Rechnungsstellung-Buchhaltung, Produktion, Lagerhaltung) mindestens einen vollständigen Integrations- und Benutzertestzyklus durchlaufen?
- Wurde eine Go-live-Simulation mit realistischen Testdaten durchgeführt?
- Gibt es einen Rollback-Plan für den Fall, dass beim Go-live schwerwiegende Probleme auftreten?
- Können Sie eine messbare, datenbasierte Aussage darüber machen, welches Risikoniveau Ihr Go-live mit sich bringt?
Wenn Ihnen diese Punkte bekannt vorkommen, können Sie bei uns eine kurze Risikobewertung anfordern um Testlücken aufzudecken.
ERP-Systemtesting - Erstes kostenloses Beratungsgespräch mit TestIT
Im Anschluss an das erste kostenlose Beratungsgespräch schlagen wir ein kurzes Assessment-Projekt vor, in dessen Rahmen wir:
- den übergeordneten Zeitplan und den Umfang der Implementierung definieren
- erforderliche Systemintegrationen prüfen
- ermitteln, welche Geschäftsbereiche und Prozesse das ERP unterstützen muss
- die aktuelle Testmethodik, -prozesse und -tools analysieren
- eine Auswahl vorhandener Testfälle prüfen (sofern verfügbar)
Das Assessment basiert auf einer Dokumentenprüfung sowie Gesprächen mit dem Projektmanager, dem IT-Betrieb, den wichtigsten Fachbereichsanwendern und dem Testmanager.
Als Ergebnis:
✔ Fassen wir den Reifegrad der aktuellen Testprozesse zusammen und identifizieren Verbesserungsbereiche.
✔ Empfehlen wir die geeigneten Testebenen.
✔ Liefern wir eine übergeordnete Schätzung des Testaufwands und der Teamgröße.
✔ Definieren wir einen übergeordneten Testzeitplan.
FAQ
Wie lange dauert eine ERP-Einführung für KMU?
Das hängt von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Module und dem Umfang der kundenspezifischen Entwicklungen ab, aber KMU sollten von der Anforderungsdefinition bis zum produktiven System mit 2-4 Jahren planen. Wird das Testen zu stark gekürzt oder zu spät begonnen, führt dies in der Regel zu einer längeren und teureren Phase nach dem Go-live - bedingt durch unerwartete Fehlerbehebungen.
Welche Voraussetzungen gibt es für die ERP-Einführung in KMU, und was sind typische Probleme?
Zu den Voraussetzungen gehören ein klares Geschäftsziel (was soll verbessert werden), benannte Prozessverantwortliche und Key-User mit dediziertem Zeitbudget sowie eine grundlegende Testmethodik und ein entsprechendes Tool. Häufige Probleme sind Ressourcenmangel, unreife Testpraktiken, übermäßige Abhängigkeit vom Anbieter sowie die Behandlung der ERP-Einführung als rein technisches IT-Projekt - obwohl sie die gesamte Organisation betrifft.
In welchen Phasen ist das Testen am kritischsten?
Das Testen ist in der Planungsphase entscheidend - hier wird festgelegt, was und wie getestet wird. Der Integrationstest ist die nächste Schlüsselphase: Er belegt, dass Module und Schnittstellen zusammenarbeiten. Es folgen der User Acceptance Test (UAT) und eine vollständige Go-live-Simulation mit realen Prozessen. Das Überspringen einer dieser Phasen erhöht das Go-live-Risiko erheblich.
